jueves, 6 de agosto de 2009

Gestión de la Farmacia



Contenido:
· Márgenes y precios
· Rentabilidad
· Stocks

· Rotación
· Estudio continuo


El futuro inmediato del sector farmacéutico es incierto, ya que vive pendiente de normativas liberalizadoras provenientes de Europa, de los cambios legislativos, de la bajada constante de márgenes y de desencuentros entre industria y distribución.
La política de contención de gasto farmacéutico del Ministerio de Sanidad basada en la reducción de precios de venta de los fármacos, pone en jaque la viabilidad del actual modelo de farmacias en España: La entrada en vigor de la orden de precios de referencia puede acarrear un agravamiento de los problemas de abastecimiento ya que al ser poco atractivo el mercado español para la industria farmacéutica, esta enfoca su interés hacía países del entorno con precios más elevados.


Márgenes y Precios

La reducción de márgenes y precios que vive el sector y las altas inversiones en stock son puntos clave que condicionan la gestión de la farmacia. Además el espacio comercial es un recurso escaso y los tipos de interés tienen una tendencia alcista, factores que aconsejan minimizar el inmovilizado. Por otro lado, cuando no hay productos, el cliente busca una alternativa y ésta es la otra parte de la balanza.
El precio final del producto no es un aspecto diferenciador con respecto a la competencia ya que este es similar en todas las farmacias y por lo tanto la mejora de gestión debe centrarse en aspectos relacionados con los recursos inmovilizados necesarios, es decir los stocks y las compras.
La reducción de márgenes y precios que vive el sector y las altas inversiones en stock son puntos clave que condicionan la gestión de la farmacia. Además el espacio comercial es un recurso escaso y los tipos de interés tienen una tendencia alcista, factores que aconsejan minimizar el inmovilizado. Por otro lado, cuando no hay productos, el cliente busca una alternativa y ésta es la otra parte de la balanza.


Rentabilidad

¿Qué es lo que hace que una farmacia sea más rentable que otra? Existen 2 factores fundamentales: el beneficio que se obtiene con cada venta y el número de ventas que se realizan. En la gestión de compras, se recomienda centrarse en el segundo aspecto, en los artículos con más salida, recordando que almacenar productos que se mueven poco conlleva gastos adicionales que no compensan su compra, por muy especial que sea la oferta que nos haga el proveedor correspondiente y muy alto el margen de beneficio asociado.

Stocks

Se puede pensar que para hacer frente a posibles e imprevisibles demandas de productos se debe tener un poco de todo o más cantidad para conseguir mejores condiciones de compra. Estas supuestas mejores condiciones y esta intención de previsión enmascaran otros problemas como son costos de inmovilización, espacio inactivo y riesgo de no venta por falta de enfermedades.
Almacenar stock también tiene efectos negativos como la existencia de productos que se quedan inmovilizados secuestrando parte de la tesorería y distorsionando el balance de cuentas, teniendo en cuenta que también existen los imprevistos: robos, inundaciones, etc. que provocarán mayores pérdidas cuanto más grande sea el stock.


El valor final del stock no puede limitarse al precio de los productos que lo componen, sino que habrá que añadirse el coste de adquisición, posesión y agotamiento del almacenamiento.
Un nivel alto de existencia en el almacén y un stock de seguridad excesivo disparan los costes de almacenaje y provocan que:
- se encuentran paralizados artículos de escasa demanda: su conversión en dinero líquido se hace difícil.
- Disminuya el rendimiento económico: la falta de liquidez dificulta afrontar los pagos a corto plazo y aparte de las razones ya expuestas, se corre el riesgo de que los productos almacenados se desvaloricen por la aparición de otros similares pero con características mejoradas o simplemente caduquen.


Tipos de stock

Es de observar que dependiendo de su presencia en el punto de venta el farmacéutico tiene más posibilidades de deshacerse de productos almacenados. Para ello se distinguen tres tipos de stock:
- Circulante: son los pedidos preformulados en la programación de compras. Es la mercancía con la que hay que contar a efectos de espacio y gasto.
- Ciego: lo constituyen los productos en almacén, que no se encuentra a la vista de los clientes.
- Vivo: son los productos en la estantería, al alcance del público, que constituyen en sí una publicidad de sí mismos. Los fabricantes intentan dotar a sus artículos de envases atractivos para incentivar su venta, efecto que se pierde en el caso anterior y se aprovecha en éste.
Una adecuada clasificación ABC de los productos ha de permitir definir la colocación de los productos así como ayudar a una correcta gestión de las compras.


Rotación

Para encontrar ese equilibrio entre una inversión rentable en el stock y la ausencia de faltas es imprescindible tener en cuenta una serie de aspectos, entre ellos la rotación del stock.

En gestión de compras y stock en farmacia, una buena rotación media para medicamentos estaría entre quince y treinta días, es decir una rotación comprendida entre índices de 10 y 20, que indican el número de veces que rota el stock durante un año. También se recomienda intentar que en almacén no haya ningún stock para vender en un plazo superior a 60 días y dejar de tener en stock aquellos fármacos de los cuales en un año no se haya vendido unidad alguna.
Para la parafarmacia, en cambio, la rotación debe producirse una vez al mes o cada 2 meses, dado que muchos artículos son estacionales, es decir una rotación de entre 10 y 5.
De todos modos, debe contemplarse la existencia de stocks de seguridad que pueden variar en función del tipo de producto:
- Para los medicamentos de alta rotación: de 4 a 6 días.
- 6 u 8 días para los productos de rotación media.
- para los de baja rotación se quedaría entre 10 y 15 días.
- Los artículos menos demandados y por tanto con una rotación más baja podrían tener un stock de seguridad de hasta 30 días.


Estudio continuo

Además de la colaboración del personal de la farmacia, el apoyo de las nuevas tecnologías es otro elemento básico para mejorar la gestión del almacén. Programar un sistema informático para que realice un estudio pormenorizado del stock una vez al día de forma automática y utilizar la vía on-line para los pedidos rutinarios (generados según se producen las ventas) con el distribuidor, han de permitir ahorrar tiempo y recursos en la gestión de los pedidos, así como de las caducidades.
Para poder realizar una buena gestión del inventario en la farmacia se debe estudiar y promediar lo dispensado en un año, lo dispensado 15 días atrás y lo dispensado en las mismas fechas del año anterior. Estos intervalos son requeridos y debidos a la temporalidad de los medicamentos, a su estabilidad en el tiempo y a la baja incorporación de nuevos productos al mercado.
Todos los aspectos expuestos se resumen en uno: establecer un sistema de inventario permanente, revisando el stock 3 ó 4 veces al año, y realizar una regularización del mismo desde el sistema informático de la farmacia una vez al mes y como mínimo, una vez por estación.